Madde 1 Gizlilik Taahhüdü
Emlak Evrak (“Platform”), gayrimenkul sektöründe faaliyet gösteren emlak ofislerinin (“Kullanıcı / Ofis”) sözleşme hazırlama, imza onay takibi ve dijital arşivleme süreçlerinde güvenilir bir teknolojik çözüm ortağıdır. İşbu Gizlilik Sözleşmesi, platformun sunduğu hizmetlerden faydalanan ofislerin ve sözleşme taraflarının gizliliğinin ne şekilde teminat altına alındığını düzenler.
Madde 2 Ofis Verilerinin Ayrı Tutulması
Her ofisin verileri kendi hesabında ayrı tutulur. Ofisler arası erişimi sınırlamak için aşağıdaki önlemler uygulanır:
- Tüm sözleşme, müşteri ve taşınmaz kayıtları ait olduğu ofisle ilişkilendirilir; her sorgu bu ilişkiyle sınırlandırılır.
- Firma sahibi kendi ofisinin kayıtlarını; danışman yalnız kendi oluşturduğu kayıtları görür. Bu kural yalnız menüde değil, sunucu tarafında da uygulanır.
- Erişim yetkileri rol bazlıdır; işlemler kayıt altına alınır. Hiçbir sistem için mutlak güvenlik garantisi verilemeyeceğinden altyapı önlemleri düzenli olarak gözden geçirilir.
Madde 3 Belge Bütünlüğü
Tamamlanan belgelerin bütünlüğü için aşağıdaki önlemler uygulanır:
- Islak İmzalı Nüsha: Belgeler taraflarca fiziki ortamda ıslak imza ile imzalanır; taranmış imzalı nüsha yalnızca ilgili ofisin yetkili kullanıcıları tarafından yüklenebilir ve görüntülenebilir.
- Belge bütünlük kontrolü: İmzalı nüsha yüklendiğinde dosyanın SHA-256 özeti kaydedilir; bu özet aynı dosyanın bütünlüğünü sonradan kontrol etmeye yardımcı olur. Tamamlanan kayıt uygulama içinde düzenlemeye kapatılır.
- Değişiklik Yeni Sürümdür: İmzalanmış veya tamamlanmış bir belgede yapılacak herhangi bir tadilat, mevcut belgenin üzerine yazılamaz; yeni bir sürüm veya ek protokol olarak kayıt altına alınır.
Madde 4 Danışman Ayrılığı ve Kurumsal Arşiv Bütünlüğü
Ofis bünyesinde çalışan bir emlak danışmanı işletmeden ayrıldığında, firma sahibi yetkilisi panel üzerinden danışmanı “Siler”. Silinen danışman hesabı arşivlenir; danışmanın sisteme erişim yetkisi anında sonlanır; ancak bugüne kadar tanzim ettiği tüm kira, satış ve yetki sözleşmeleri, müşteri kayıtları ve imza izleri tamamen işletmenin kurumsal arşivinde kalmaya devam eder. Danışman, ofis portföyünü sistemden dışa aktaramaz.
Madde 5 İletişim ve Ağ Güvenliği
Kullanıcılar ile sunucularımız arasındaki tüm veri akışı, modern TLS/SSL (HTTPS) protokolü üzerinden 256-bit şifreleme ile gerçekleşir. Yetkisiz ağ dinlemeleri (man-in-the-middle) ve veri hırsızlığına karşı endüstri standardı güvenlik duvarları ve rate-limiting önlemleri devrededir.
Madde 6 Yasal Saklama ve İmha
Sözleşmeler, imzalı nüshalar ve işlem kayıtları, Türk Borçlar Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki 10 yıllık genel zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır. Süre sonunda veya ofisin haklı gerekçeli talebiyle mevzuat kuralları çerçevesinde güvenli imha gerçekleştirilir.