Madde 1 Amaç ve Kapsam
İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca; Emlak Evrak (“Platform”) kullanıcılarının, platform ziyaretçilerinin ve platform vasıtasıyla sözleşme tanzim eden tarafların kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektedir.
Madde 2 Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Sıfatlarının Dağılımı
Platform üzerinde yürütülen faaliyetlerde veri sorumluluğu ilişkisi iki temel kategoriye ayrılır:
- Abonelik ve Platform Kullanım Verileri: Emlak ofisi yetkilisi (firma sahibi) ve danışmanlarına ait hesap açılışı, abonelik faturalandırması, sisteme giriş telefon numarası ve log kayıtları bakımından Emlak Evrak VERİ SORUMLUSU'dur.
- Sözleşme ve Müşteri Kayıtları: Emlak işletmeleri tarafından sisteme girilen veya sözleşme şablonlarında doldurulan taraflara (mülk sahibi, kiracı, alıcı, satıcı, kefil vb.) ait kimlik, iletişim, adres, banka IBAN ve taşınmaz bilgileri bakımından ilgili EMLAK İŞLETMESİ VERİ SORUMLUSU, Emlak Evrak ise VERİ İŞLEYEN konumundadır.
Sözleşme taraflarının kişisel verilerini sisteme giren emlak işletmesi; bu verileri KVKK’ya ve ilgili mevzuata uygun şekilde elde ettiğini, ilgililere gerekli aydınlatmayı yaptığını ve kanuni istisnalar (KVKK m.5/2-c: sözleşmenin kurulması veya ifası) saklı kalmak üzere gerekli hukuki dayanaklara sahip olduğunu peşinen kabul ve taahhüt eder.
Madde 3 İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
| Veri Kategorisi | İşlenen Veriler | Hukuki Sebep |
|---|---|---|
| Kimlik Bilgileri | Ad, soyad, T.C. kimlik numarası (liste ekranlarında maskelenir) | KVKK m.5/2-c (Sözleşme ifası) & m.5/2-ç (Yasal yükümlülük) |
| İletişim Bilgileri | Cep telefonu, e-posta adresi, tebligat adresi | KVKK m.5/2-c (Sözleşmenin kurulması ve ifası) |
| Mesleki & Ticari | Emlak işletmesi unvanı, Taşınmaz Ticareti Yetki Belgesi No | Taşınmaz Ticareti Yönetmeliği m.6 & m.17 |
| Finansal Bilgiler | Aylık kira, güvence bedeli, ödeme günü, banka IBAN numarası | TBK m.299 vd. sözleşme şartları & Fatura mevzuatı |
| İşlem Güvenliği | IP adresi, işlem zaman damgası, SHA-256 belge hash değeri, erişim logları | 5651 Sayılı Kanun & KVKK m.12 veri güvenliği |
Madde 4 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla sınırlı, ölçülü ve hukuka uygun olarak işlenmektedir:
- Taşınmaz Ticareti Hakkında Yönetmelik ve Türk Borçlar Kanunu kurallarına uygun sözleşme taslaklarının tanzimi,
- Ofis müşteri ve mülk kayıtlarının tutulması, sonraki belgelerde bilgilerin otomatik doldurulması,
- İmzalı nüshaların arşivlenmesi ve yüklenen dosyanın bütünlük özetinin (SHA-256) saklanması,
- Karekodlu doğrulama sayfası üzerinden belgenin düzenlendiği ofis ve geçerlilik durumunun harici ilgililerce teyit edilebilmesi (KVKK gereği TCKN ve bedel bilgisi gizlenir),
- Ofis portföy havuzunun yönetilmesi ve mükerrer kayıtların engellenmesi,
- Abonelik paketlerinin tahakkuku, e-arşiv faturaların düzenlenmesi ve yasal bildirimlerin ifası.
Madde 5 Kişisel Verilerin Aktarımı ve İzolasyonu
Her emlak ofisinin verileri kendi hesabında ayrı tutulur; ofisler arası erişimi sınırlamak için şirket bazlı yetkilendirme ve veri ayrımı uygulanır.
Kişisel veriler, ticari amaçla üçüncü kişilere asla satılmaz veya devredilmez. Veriler yalnızca:
- Barındırma ve yedekleme hizmeti alınan, Türkiye'de veya KVKK'ya uygun güvencelerle hizmet veren altyapı sağlayıcılarına (yalnızca hizmetin yürütülmesi için),
- Yetkili adli, idari veya kolluk makamlarının kanuna uygun talepleri halinde ilgili resmi kurumlara aktarılabilmektedir.
Madde 6 İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru Usulü
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sahipleri; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme haklarına sahiptir.